Ochrana osobních údajů

OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

I. Obsah a účel dokumentu

1. V tomto dokumentu jsou obsaženy informace týkající se ochrany osobních údajů poskytnutých návštěvníky webových stránek www.aromadoteky.cz, mými klienty a zájemci o mé služby a produkty.

2. Účelem tohoto dokumentu je seznámit vás (subjekty údajů) s vašimi právy a poskytnout srozumitelné informace o tom, jak bude s osobními údaji nakládáno.

3. Vážím si Vaší důvěry, se kterou mi své osobní údaje poskytujete, a proto již nyní postupuji při zpracování osobních údajů nejen podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ale nakládání s osobními údaji přizpůsobuji i Nařízení (EU) 2016/679, tj. obecnému nařízení o ochraně osobních údajů, které vstoupí v účinnost 25.5.2018 a je všeobecně známé pod zkratkou GDPR. Kliknutím na číslo nařízení v předchozí větě se dostane přímo na text tohoto předpisu a najdete tam i přesná znění právních ustanovení, na které v tomto textu níže odkazuji.

4. Obsah, který na vás v tomto dokumentu čeká:

  1. Obsah a účel dokumentu
  2. Správce osobních údajů – kdo jsem a jak mě můžete kontaktovat?
  3. Jaké osobní údaje zpracovávám a jak je získávám?
  4. K jakým účelům osobní údaje zpracovávám, po jakou dobu a co nás k tomu opravňuje?
  5. Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám
  6. Informace o vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů
  7. Další důležité informace pro uplatnění vašich práv

II. Správce osobních údajů – kdo jsem a jak mě můžete kontaktovat?

Ludmila Kotalíková, DiS., IČ: 8660 5895,
se sídlem Volduchy 20, 338 22 Volduchy (dále jen „
Správce“)

jsem zapsaná v živnostenském rejstříku na Městském úřadu Rokycany, č.j. 223/OŽ/12.

Kontaktní e-mail: aromadoteky@aromadoteky.cz,
kontaktní telefon: +420 774 467 476, mé webové stránky:
www.aromadoteky.cz

III. Jaké osobní údaje zpracovávám a jak je získávám?

Zpracovávám údaje, které mi sami poskytnete. V konkrétních případech může jít zejména o poskytnutí údajů vyplněním některého z formulářů na webových stránkách, poskytnutím údajů při přípravě smluv a souvisejících dokumentů a v souvislosti s realizací smluv (tj. v souvislosti s dodáním zboží, poskytnutím služeb), při osobním kontaktu, telefonicky, písemně, mailem nebo jinými komunikačními prostředky (sms zprávy, zprávy v aplikacích typu skype, FB messenger, formuláře na webu).

Zpracovávám i údaje, které sami zveřejníte na internetu a zejména na sociálních sítích (např. Facebook, Instagram, Linkedin) a údaje z veřejných rejstříků (zejména pro uvedení či kontrolu vašich identifikačních údajů do smluv).

Pokud pro zpracování některých osobních údajů pro konkrétní účely zpracování musím mít váš souhlas, pak takové údaje k danému účelu zpracovávám jen s vaším souhlasem.

Údaje mi poskytujete zásadně dobrovolně, jen v některých případech bych vám bez poskytnutí údajů nebyla schopna dodat objednaný produkt (např. pokud jej mám zasílat na konkrétní adresu a tu byste neuvedli) anebo poskytnout službu (např. pro poradenství, konzultaci a masáž jsou určité vstupní údaje nezbytné), na to vás vždy předem upozorním. Povinně mi údaje poskytujete pouze v případech, kdy tak přímo ukládá zákon.

Osobní údaje mohou spadat do kategorie „běžných osobních údajů“ anebo může jít o zvláštní kategorie údajů, tj. citlivé údaje, kdy pro jejich zpracování právní předpisy stanoví přísnější podmínky.

A. Běžné osobní údaje, které zpracovávám:

Jméno, příjmení, adresa, IČ, telefonní číslo, e-mail, IP adresu, cookies, informace o objednaném zboží a službách, informace o tom, jaké produkty jste si ode mě koupili, informace o tom, jaké služby jsem vám poskytla, fotografie z našich živých setkání/vzdělávacích akcí, kterých jste se zúčastnili.

Když návštěvníci přidají komentář na tento web, jsou shromažďovány údaje zobrazené ve formuláři pro komentář, dále IP adresa návštěvníka a řetězec user agent definující prohlížeč, což pomáhá k detekci spamu.

Službě Gravatar může být poskytnut anonymní řetězec vytvořený z vaší emailové adresy (nazývaný také hash), díky kterému lze určit jestli tuto službu používáte. Zásady ochrany osobních údajů služby Gravatar jsou k dispozici zde: https://automattic.com/privacy/. Po schválení vašeho komentáře je váš profilový obrázek viditelný pro veřejnost v kontextu vašeho komentáře.
Komentáře návštěvníků mohou být kontrolovány prostřednictvím automatizované služby detekce spamu, která může být umístěna v zahraničí.

B. Zvláštní kategorie osobních údajů („citlivé“ osobní údaje), které zpracovávám:

Údaje o aktuálním zdravotním stavu, anamnéza (tj. minulé údaje o zdravotním stavu, prodělaných nemocech apod.), užívané léky.

IV. K jakým účelům osobní údaje zpracovávám, po jakou dobu a co k tomu opravňuje?

A. Zpracování osobních údajů za účelem uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností

Abych s vámi mohla uzavřít smlouvu a dodat vám vámi objednané produkty, služby a kurzy a vést i s tím související komunikaci s vámi, zpracovávám tyto běžné osobní údaje: Jméno, příjmení, adresa, popř. IČ, telefonní číslo, e-mail, IP adresu, cookies, informace o objednaných produktech, informace o tom jaké služby jsem vám poskytla, fotografie z mých kurzů, kterých jste se zúčastnili (bez uvedení jmen či dalších údajů, které by vedly k identifikaci vaší osoby).

Ke stejnému účelu zpracovávám i tyto zvláštní kategorie osobních údajů: údaje o zdravotním stavu, užívaných lécích sdělené subjektem před masáží, kvůli možným kontraindikacím či interakcím s éterickými oleji. Na semináři Základy aromaterapie údaje o zdravotním stavu, sdělené subjektem, pokud se probírají a řeší související témata.

Právním titulem (oprávněním) pro zpracovávání těchto údajů je přímo plnění smluvních povinností ze smlouvy uzavřené mezi námi. Takovou povinností může být dodání produktů, zaslání konkrétních pokynů před konáním semináře apod. Přitom nemusí jít vyloženě o smlouvu uzavřenou v klasické tištěné podobě, vlastnoručně podepsanou. Může jít např. i o smlouvu uzavřenou ústně, po telefonu nebo vyplněním a odesláním objednávkového formuláře na webových stránkách a mým potvrzením takové objednávky. U zvláštních kategorií údajů je právním titulem zpracování skutečnost, že jste sami tyto údaje zveřejnili a zjevně toto zveřejnění směřovalo k tomu, abych vůči vám mohla naplnit smluvní ujednání, tj. poskytnutí konzultace, masáž, zodpovězení dotazu na semináři apod.

K tomuto účelu osobní údaje zpracovávám po dobu trvání smluvního vztahu mezi námi. Po skončení smluvního vztahu jsou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu, jak se dočtete v následujících částech tohoto dokumentu.

B. Zpracování osobních údajů pro splnění povinností z účetních, daňových a dalších právních předpisů

Abych dostála povinnostem vyplývajícím z platných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví, daňového práva a archivnictví, zpracovávám tyto údaje: pokud je vystavena faktura na soukromou osobu, zpracovávám pro účely účetní pouze jméno a příjmení, e-mail a telefonní číslo. Jestliže plnění smlouvy předpokládá zaslání výrobků poštou, zpracovávám též adresu. Pokud chce zákazník fakturu na firmu, zpracovávám dále IČ a adresu.

Doba, po kterou jsou údaje zpracovávány, je stanovena přímo příslušnými právními předpisy, které mi povinnost jejich zpracování ukládají.

C. Zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů našich nebo třetí osoby

Oprávněný zájem může pokrývat celou řadu situací. Proto vás informuji o oprávněných zájmech, pro které osobní údaje zpracováváme:

  • Oprávněným zájmem je ochrana a prokázání mých práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely zpracovávám osobní údaje po dobu 4 let po ukončení smluvní spolupráce nebo našeho posledního kontaktu, pokud k uzavření smlouvy nedošlo. Tato lhůta je stanovena vzhledem k promlčecím lhůtám nároků se zohledněním toho, že se o případném u soudu uplatněném nároku nemusím dozvědět hned v okamžiku jeho uplatnění druhou stranou. Pro tyto účely jsou uchovávány údaje ze smluv a naší vzájemné komunikace.
  • Oprávněným zájmem je dále přímý marketing. Pro zasílání obchodních sdělení budu zpracovávat tyto osobní údaje mých klientů: jméno, příjmení, e-mail. Zasílání obchodních sdělení na váš mail můžete vždy jednoduchým způsobem ukončit kliknutím na odkaz v mailu uvedený. Pokud bych pro zaslání mé nabídky nebo informací o novinkách používali telefonní hovor či sms zprávu nebo některou z komunikačních aplikací typu skype, messenger, i zde budu respektovat, pokud mi dáte vědět, že si další kontakt nepřejete.
  • Pokud si například přejete zasílání informací o našich novinkách, automaticky se váš e-mailový kontakt zařadí do databáze „Zasílání novinek“. Stejně tak, když mi pošlete objednávku z webu, zařadí se váš kontakt do seznamu typu „Aromix“. Část tohoto automatizovaného zpracování tak slouží přímo pro splnění mých smluvních povinností, část je použita pro běžný marketing (tedy spadá do kategorie oprávněného zájmu). Při vložení dotazu do on-line poradny je Váš kontakt zařazen do seznamu Poradna, při objednání kurzu je váš kontakt vložen do seznamu Kurzy a při objednání služby do seznamu Klienti.

D. Zpracování osobních údajů na základě vašeho souhlasu

Pokud mi udělíte svůj souhlas, budu zpracovávat vaše osobní údaje k zasílání nabídky mých služeb/produktů. Váš souhlas budu k tomuto zpracování potřebovat v případě, že nejste mým klientem. Je to souhlas s použitím reference na internetu, souhlas s použitím fotografií nebo videozáznamů pro marketingové účely atd. Před tím, než mi váš souhlas udělíte, budu vás informovat o tom, jakých údajů a k jakému konkrétnímu účelu zpracování se bude souhlas vztahovat. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Pokud ovšem některé vaše osobní údaje zpracovávám i na základě jiného právního titulu (viz pod písmeny A až C výše), budu pro tyto účely osobní údaje zpracovávat i po odvolání vašeho souhlasu, protože k takovým konkrétním účelům souhlas nutný není.

V. Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám

Se zajištěním některých mých smluvních nebo zákonných povinností mi pomáhají další osoby, které jsou v pozici zpracovatelů. Zejména se jedná o softwarovou mailovou aplikaci na hromadné zasílání mailů. Zpracovatel zveřejňuje na svém webu způsob zpracování osobních údajů, v souladu s GDPR, aby vaše údaje zůstaly v bezpečí. Aktuální seznam zpracovatelů najdete zde.

Mailchimp – www.mailchimp.com
Informace o způsobu zpracování a nakládání s údaji jsou zde:
https://mailchimp.com/legal/privacy/?_ga=2.124242698.140206955.1527142659-1060266638.1482093485

Česká pošta – www.cpost.cz
Informace o způsobu zpracování a nakládání s údaji jsou zde:
https://www.ceskaposta.cz/o-ceske-poste/kontakty/ochrana-osobnich-udaju

Osobní údaje budou zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud mi takovou povinnost ukládá zákon (tj. zejména v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení osobních údajů vyžadovat).

VI. Informace o dalších vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů

A. Právo na přístup k osobním údajům

Jde o právo na potvrzení, zda zpracovávám vaše osobní údaje a pokud ano, pak na přístup k těmto údajům a informacím o jejich zpracování.

B. Právo na opravu osobních údajů

Jde o právo na to, abych bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení (ve kterém uvedete údaje úplné).

C. Právo na výmaz osobních údajů (právo „být zapomenut“)

V případech stanovených zákonem nebo GDPR máte právo požadovat, abych bez zbytečného odkladu vymazala vaše osobní údaje (v GDPR jsou důvody uvedené v čl. 17, včetně uvedení výjimek, kdy se výmaz neprovede).

D. Právo na omezení zpracování

V případech stanovených v čl. 18 GDPR máte právo požadovat, abych omezila zpracování vašich osobních údajů.

E. Právo na přenositelnost údajů

Za podmínek stanovených v čl. 20 GDPR máte právo získat své osobní údaje a předat je jinému správci. Je-li to technicky proveditelné, máte právo požadovat přímo předání jinému správci.

F. Právo vznést námitku

V případech, kdy osobní údaje zpracovávám pro účely oprávněných zájmů, máte právo vznést námitku proti takovému zpracování a pak nadále nebudu údaje zpracovávat, pokud můj oprávněný zájem nebude převažovat nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami. Pokud je oprávněným zájmem přímý marketing, pak má vznesení námitky vždy za následek ukončení dalšího zpracování pro účely přímého marketingu.

G. Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že dochází k porušování vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů, máte právo podat stížnost k Úřadu na ochranu osobních údajů. Bližší informace o úřadu i ochraně osobních údajů naleznete přímo na stránkách úřadu www.uoou.cz

VII. Další důležité informace pro uplatnění vašich práv

V případě, že budete mít další dotazy ke zpracování vašich osobních údajů u nás, můžete mě kontaktovat na e-mailu aromadoteky@aromadoteky.cz Zprávou na tento mail nebo zasláním písemného požadavku na naši adresu uvedenou v úvodní části tohoto dokumentu, můžete také přímo uplatnit vaše práva, o kterých píši v článku VI. Jen si dovoluji upozornit, že pro účely ověření toho, že požadavek je uplatněn opravdu přímo vámi, vás mohu poté ještě kontaktovat a totožnost a požadavek si přiměřeným způsobem ověřit. Totéž platí i pro případnou telefonickou a obdobnou komunikaci.

Aktuální znění tohoto dokumentu naleznete vždy na stránkách www.aromadoteky.cz/ochrana-osobnich-udaju.

Toto znění je účinné od 21. května 2018.